Informativa sulla privacy

Informativa resa ai sensi degli artt. 12, 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»), del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 («Codice Privacy») e dei provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali, comprensiva della cookie policy ai sensi dell’art. 122 del Codice Privacy e delle Linee guida del Garante sui cookie e altri strumenti di tracciamento del 10 giugno 2021. Ultimo aggiornamento: 30 ottobre 2026.

1. Premessa e ambito di applicazione

La presente informativa descrive le modalità con cui sono trattati i dati personali raccolti attraverso il sito web https://turnifacili.com (il «Sito»), l’applicazione web https://app.turnifacili.com (la «Piattaforma» o l’«App»), le relative interfacce di programmazione (https://api.turnifacili.com) e le comunicazioni connesse, complessivamente denominati il servizio «TurniFacili» (il «Servizio»).

Il Servizio è destinato esclusivamente a imprese, enti, associazioni, professionisti e organizzazioni (i «Clienti») che lo utilizzano per pianificare i turni di lavoro del proprio personale, dipendente o volontario. L’informativa si rivolge pertanto: (i) ai visitatori del Sito; (ii) ai referenti dei Clienti e dei potenziali Clienti; (iii) agli utenti della Piattaforma; (iv) alle persone i cui dati sono inseriti nella Piattaforma dai Clienti, per le sole parti in cui il trattamento è effettuato da AM Immyt di Antonella Maestroni in qualità di titolare o per le quali il Cliente, titolare del trattamento, ha chiesto di rendere disponibili informazioni sul funzionamento del Servizio.

Il Servizio è offerto nei paesi indicati sul Sito, ciascuno a partire dalla propria data di disponibilità, ed è disponibile in più lingue. La presente informativa è redatta in lingua italiana; le versioni nelle altre lingue sono traduzioni e, in caso di divergenza, prevale la versione italiana.

Il trattamento dei dati è improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità, riservatezza e responsabilizzazione di cui all’art. 5 GDPR.

2. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è AM Immyt di Antonella Maestroni, ditta individuale, con sede in Via Sigismondi, 2 – 24018 Villa d’Almè (BG), Italia, Partita IVA 04598810168, Codice Fiscale MSTNNL69M42F133E, indirizzo email [email protected] (il «Titolare», «noi»). Per qualsiasi questione relativa al trattamento dei dati personali e per l’esercizio dei diritti è possibile scrivere a [email protected] o inviare comunicazione scritta all’indirizzo della sede.

3. Responsabile della protezione dei dati

Il Titolare, valutati i criteri di cui all’art. 37 GDPR e le Linee guida del Gruppo di lavoro Articolo 29 (WP243 rev.01), non ha designato un Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO), in quanto le attività principali non consistono in trattamenti che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala né nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati. Qualora la designazione divenisse necessaria, i dati di contatto saranno pubblicati nella presente informativa e comunicati al Garante. Il punto di contatto per la protezione dei dati resta l’indirizzo [email protected].

4. Definizioni

Ai fini della presente informativa si applicano le definizioni di cui all’art. 4 GDPR. In particolare: «dato personale» indica qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); «trattamento» indica qualsiasi operazione compiuta su dati personali; «titolare» indica il soggetto che determina finalità e mezzi del trattamento; «responsabile» indica il soggetto che tratta dati per conto del titolare; «sub-responsabile» indica il soggetto ulteriore di cui il responsabile si avvale; «Cliente» indica l’organizzazione che ha sottoscritto un abbonamento al Servizio; «Utente» indica la persona fisica che accede alla Piattaforma con credenziali proprie; «Personale» indica le persone, dipendenti, collaboratori o volontari, i cui dati sono inseriti dal Cliente nella Piattaforma.

5. Ruoli: quando agiamo come titolare e quando come responsabile

5.1 Titolare. AM Immyt di Antonella Maestroni agisce quale titolare autonomo del trattamento con riferimento: (a) ai dati dei visitatori del Sito; (b) ai dati inviati tramite i moduli di contatto e di richiesta di dimostrazione o attivazione; (c) ai dati dei referenti dei Clienti necessari alla gestione del rapporto contrattuale, amministrativo, contabile e fiscale; (d) ai dati di registrazione, autenticazione e sicurezza degli account degli Utenti, nella misura in cui sono trattati per garantire la sicurezza, l’integrità e il corretto funzionamento del Servizio e per prevenire abusi; (e) ai dati relativi all’utilizzo delle funzioni di intelligenza artificiale trattati per la contabilizzazione dei consumi e la fatturazione; (f) ai dati degli Utenti relativi alla visione delle video spiegazioni; (g) ai dati dei commerciali e degli amministratori della piattaforma.

5.2 Responsabile. Con riferimento ai dati del Personale e, in generale, ai dati che il Cliente inserisce, importa o genera nella Piattaforma per l’organizzazione del lavoro (anagrafiche, ruoli, abilitazioni, contratti, turni, assenze, presenze, file importati), il Cliente è titolare del trattamento e AM Immyt di Antonella Maestroni agisce quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, secondo l’accordo sul trattamento dei dati contenuto nei Termini di servizio, che costituisce parte integrante del contratto. Per tali dati, l’obbligo di rendere l’informativa agli interessati e di individuare una base giuridica idonea grava sul Cliente; la presente informativa ha, per tali trattamenti, valore meramente descrittivo del funzionamento tecnico del Servizio.

6. Categorie di interessati

• visitatori del Sito;
• persone che inviano richieste di contatto, di dimostrazione o di attivazione e partecipanti agli incontri commerciali;
• legali rappresentanti, titolari, amministratori, referenti e dipendenti dei Clienti e dei potenziali Clienti;
• Utenti della Piattaforma con ruolo di amministratore, responsabile o dipendente;
• Personale del Cliente, inclusi lavoratori subordinati, collaboratori, apprendisti, tirocinanti e volontari;
• account commerciali e amministratori della piattaforma.

7. Categorie di dati personali trattati

7.1 Dati di navigazione. I sistemi informatici preposti al funzionamento del Sito e della Piattaforma acquisiscono, nel corso del normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet: indirizzo IP, tipo e versione del browser e del sistema operativo, indirizzi delle risorse richieste, orario della richiesta, metodo utilizzato, codice di risposta, pagina di provenienza (referrer). Tali dati sono utilizzati per garantire il funzionamento, la sicurezza e la prevenzione degli abusi (ad esempio la limitazione del numero di invii dei moduli per indirizzo IP) e per l’accertamento di responsabilità in caso di reati informatici. Dall’indirizzo IP la rete di distribuzione del Titolare indica il paese da cui avviene la connessione: il paese è utilizzato, senza essere conservato, per mostrare il Sito nella lingua adatta, per indicare se il Servizio è già disponibile in quel paese (e, se non lo è, la data prevista) e per proporre la chiamata con un consulente solo dove è attiva; è conservato solo insieme alla visita misurata con il consenso (par. 27) e alle richieste inviate dal Sito. Anche la lingua preferita indicata dal browser è utilizzata per scegliere la lingua di visualizzazione.

7.2 Dati identificativi e di contatto. Nome, cognome, denominazione dell’organizzazione, indirizzo email, numero di telefono con prefisso internazionale, ruolo o funzione.

7.3 Dati dell’account e di autenticazione. Indirizzo email, nome, fotografia del profilo facoltativa (anche in formato HEIC, convertita e ridimensionata), password memorizzata esclusivamente in forma di impronta crittografica non reversibile (algoritmo bcrypt), codici di accesso monouso inviati via email, segreto per la verifica in due passaggi (TOTP), token di sessione, preferenze (tema, lingua, notifiche email, suoni, guide già consultate, inviti chiusi), indirizzo IP e informazioni sul browser al momento dell’accesso, registrazioni delle conferme di identità richieste per le operazioni critiche, data dell’invito ricevuto e del primo accesso. L’invito inviato dal Cliente contiene un collegamento personale, firmato e valido quattordici giorni, con cui la persona sceglie la propria password e crea l’account; la password scelta vale per tutte le organizzazioni a cui la persona accede con il medesimo indirizzo email e può essere modificata in ogni momento dalle impostazioni, previa indicazione della password attuale. Se la stessa persona fa parte di più organizzazioni Clienti con il medesimo indirizzo email, dopo l’autenticazione le viene mostrato l’elenco di tali organizzazioni, con il relativo ruolo, perché scelga dove accedere; ciascuna organizzazione vede esclusivamente i dati relativi al proprio rapporto con la persona e non è informata dell’appartenenza ad altre organizzazioni. La verifica in due passaggi, una volta attivata, vale per tutti gli account della persona.

7.4 Dati aziendali, contrattuali e di fatturazione. Ragione sociale, paese, Partita IVA o numero di identificazione IVA estero, codice fiscale, indirizzo, CAP, città, provincia, codice destinatario SDI, PEC, email amministrativa, piano sottoscritto e fascia per numero di persone, periodo di pagamento (mensile, trimestrale o annuale) e valuta, trattamento IVA applicato, stato e scadenza della prova, storico dei pagamenti, metodo di pagamento in forma ridotta (circuito, ultime quattro cifre, scadenza e intestatario della carta, oppure intestatario, paese e ultime quattro cifre dell’IBAN e riferimento del mandato SEPA), credito AI, ricariche e consumi. I dati completi delle carte sono inseriti in campi forniti dal prestatore di servizi di pagamento e non transitano sui sistemi del Titolare; l’IBAN è trasmesso al prestatore per la creazione del mandato e non è conservato per intero. La Partita IVA, italiana o di un altro Stato membro dell’Unione europea, può essere verificata tramite il servizio VIES della Commissione europea per precompilare i dati di fatturazione e accertare la qualità di soggetto passivo del Cliente.

7.5 Dati del Personale inseriti dal Cliente. Nominativo, email, telefono, eventuali altre informazioni presenti nei file importati dal Cliente e conservate come «Altre informazioni» della persona (ad esempio codice fiscale, data di nascita, indirizzo, patente, scadenze di abilitazioni e note), colore identificativo, fotografia facoltativa, codice o chiave esterna di riferimento, ruoli e mansioni, postazioni o reparti a cui la persona è abilitata, tipo di contratto (ad es. tempo pieno, part-time, tempo determinato, apprendistato, volontariato), ore contrattuali settimanali, ruolo nell’account.

7.6 Dati di pianificazione. Postazioni, equipaggi richiesti, turni base, regole (riposo minimo, notti consecutive e mensili, giorni consecutivi, durata massima del turno, ore oltre il contratto, turni doppi), turni assegnati con data, orario, pausa, postazione, ruolo, eventuale suddivisione tra più persone, note, stato di bozza o pubblicazione, segnalazioni di violazione delle regole, richieste di assegnazione o rinuncia a un turno e relative decisioni, schemi a rotazione e loro stato, istruzioni testuali fornite all’intelligenza artificiale, saldo delle ore rispetto al contratto.

7.7 Dati sulle assenze. Tipo di assenza (ferie, permesso, malattia, infortunio), date di inizio e fine, note, stato della richiesta, autore della decisione.

7.8 Dati sulle presenze (solo per i piani che le includono e per i Clienti che le attivano). Orari di entrata e uscita, turno collegato, indirizzo IP, tipo di browser, impronta della chiave crittografica del dispositivo, firma digitale della timbratura ed esito della sua verifica, orario indicato dal dispositivo e, esclusivamente se la persona sceglie di aggiungerla al momento della timbratura, posizione geografica approssimata con indicazione della precisione; registro concatenato di ogni timbratura, modifica, annullamento ed esportazione con autore, ruolo, motivo, valori precedenti e successivi, impronta crittografica della voce precedente.

7.9 File importati. Fogli di calcolo, file CSV, documenti PDF e fotografie di turnari caricati dal Cliente, con il relativo contenuto, l’esito dell’analisi, la mappatura delle colonne e le anomalie rilevate.

7.10 Dati delle comunicazioni e notifiche. Notifiche generate dalla Piattaforma (pubblicazioni, richieste, approvazioni, avvisi di credito), che sono recapitate anche via email all’indirizzo dell’Utente salvo disattivazione dell’avviso «Turni e richieste» dalle impostazioni; inviti ad accedere inviati dal Cliente; email di servizio inviate e relativo esito.

7.11 Dati relativi all’uso dell’intelligenza artificiale. Data, funzione utilizzata, Utente che l’ha avviata, quantità di dati elaborati e costo, per la contabilizzazione e la fatturazione dei consumi.

7.12 Dati delle richieste commerciali e degli avvisi di disponibilità. Quanto indicato al par. 15.

7.13 Dati relativi alle video spiegazioni e all’assistente. Quanto indicato al par. 16.

8. Categorie particolari di dati e dati relativi alla salute

Il Servizio non è progettato per il trattamento di categorie particolari di dati di cui all’art. 9 GDPR. Tuttavia l’indicazione, da parte del Cliente, che un’assenza è dovuta a «malattia» o «infortunio» può costituire dato relativo alla salute. La Piattaforma registra esclusivamente il tipo di assenza e il periodo, senza diagnosi, certificati o altre informazioni cliniche, che il Cliente si impegna a non inserire nei campi liberi (note). Il trattamento di tale informazione è effettuato dal Cliente, quale titolare, sulla base dell’art. 9, par. 2, lett. b), GDPR (obblighi in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale) e delle disposizioni nazionali applicabili; il Titolare la tratta quale responsabile esclusivamente per conto del Cliente. Il Servizio non tratta dati biometrici: la firma delle timbrature si basa su chiavi crittografiche generate dal browser e non su caratteristiche fisiche della persona. Il Servizio non tratta dati relativi a condanne penali e reati.

9. Fonti dei dati

I dati sono raccolti direttamente presso l’interessato (moduli del Sito, registrazione, profilo, timbrature) oppure presso il Cliente, che inserisce o importa i dati del proprio Personale. I dati di fatturazione possono essere integrati con quelli restituiti dal servizio VIES della Commissione europea a partire dalla Partita IVA fornita.

10. Finalità e basi giuridiche

Ove il trattamento si fondi sul legittimo interesse, il Titolare ha effettuato una valutazione di bilanciamento, ritenendo che gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali degli interessati non prevalgano, anche in considerazione delle ragionevoli aspettative degli stessi e delle misure di minimizzazione adottate. L’interessato può chiedere informazioni su tale valutazione e opporsi al trattamento ai sensi dell’art. 21 GDPR.

11. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli e dei dati necessari alla registrazione e alla fatturazione è necessario: il mancato conferimento comporta l’impossibilità di dare seguito alla richiesta, di attivare l’account o di erogare il Servizio. Il conferimento dei dati facoltativi (ad esempio telefono nel modulo contatti, fotografia del profilo, posizione nella timbratura) è libero e il rifiuto non ha conseguenze sull’erogazione del Servizio. Il consenso alla ricontattazione richiesto nei moduli del Sito è condizione per l’invio della richiesta, la quale non sarebbe altrimenti evadibile.

12. Funzioni di intelligenza artificiale

Se il piano sottoscritto le include, la Piattaforma offre funzioni basate su modelli di intelligenza artificiale forniti da un fornitore terzo che agisce quale sub-responsabile (par. 19). In particolare:

• Generazione dei turni: vengono elaborati nominativi o identificativi, ruoli, abilitazioni alle postazioni, tipo di contratto e ore contrattuali, turni base, regole, assenze approvate o in attesa, turni esistenti del periodo e, per le quattro settimane precedenti, le ore lavorate rispetto al contratto, le notti e i turni nei fine settimana di ciascuno, al fine di distribuire il lavoro in modo equo. Quando si generano più settimane, al termine viene elaborato l’intero periodo pianificato per bilanciare la copertura.
• Schemi a rotazione: vengono elaborati il numero di persone per ruolo con le ore contrattuali e l’equipaggio richiesto.
• Modifiche in linguaggio naturale: le richieste scritte o dettate dopo una generazione sono inviate insieme ai turni in bozza del periodo e conservate solo per la sessione di generazione in corso.
• Importazione intelligente: per riconoscere la struttura di fogli di calcolo e CSV vengono inviati solo nomi dei fogli, intestazioni, alcune righe iniziali e finali, valori ricorrenti delle colonne e, per i fogli brevi, il loro contenuto; mai l’elenco completo del personale. Per PDF e fotografie, che non hanno una struttura leggibile in automatico, il documento è inviato al fornitore per estrarne le tabelle; le fotografie, anche scattate dal telefono e in formato HEIC, sono prima convertite, raddrizzate e ridotte di dimensione. Le eventuali istruzioni scritte o dettate dall’Utente prima dell’importazione sono inviate al fornitore insieme ai dati descritti e conservate con l’importazione. Se qualcosa non è chiaro, l’intelligenza artificiale pone all’Utente alcune domande; le risposte sono inviate al fornitore, insieme alla struttura già analizzata, per definire la mappatura finale. L’importazione vera e propria avviene sui sistemi del Titolare e solo dopo la conferma del Cliente.
• Configurazione iniziale: durante l’attivazione, con qualsiasi piano, la descrizione dell’organizzazione scritta o dettata dall’amministratore, il nome dell’attività, il settore e il numero indicativo di persone sono elaborati per proporre ruoli, postazioni, equipaggi, turni base e regole. Non sono inviati dati del Personale. La proposta è applicata solo dopo la conferma dell’amministratore e non consuma il credito AI del Cliente.
• Creazione degli ambienti dimostrativi per gli account commerciali: sono elaborate solo descrizioni testuali fornite dal commerciale e dati di fantasia.
• Traduzione dei contenuti: i testi del Sito, della Piattaforma e delle email sono scritti in italiano e tradotti nelle altre lingue dal fornitore di intelligenza artificiale prima della pubblicazione; le traduzioni approvate sono conservate sui sistemi del Titolare e possono essere riviste dall’amministrazione della piattaforma. Questi testi sono quelli del Servizio e non contengono dati personali. Le email che contengono dati personali (ad esempio il nome del destinatario o l’importo di un addebito) sono tradotte ricorrendo agli schemi già approvati; solo quando ciò non è possibile il testo dell’email è inviato al fornitore per la traduzione al momento dell’invio e non è conservato. I testi della Piattaforma che il browser dell’Utente non riconosce sono registrati in forma testuale senza indicazione dell’Utente e sono tradotti automaticamente solo quando compaiono in almeno tre organizzazioni diverse, così da escludere i dati inseriti dai singoli Clienti; gli altri restano a disposizione dell’amministrazione della piattaforma, che può tradurli o eliminarli.
• Lingua delle risposte: le funzioni di intelligenza artificiale ricevono l’indicazione della lingua scelta dall’Utente, per rispondere e nominare ruoli, postazioni e turni in quella lingua, e il paese del Cliente, per proporre regole iniziali coerenti con la normativa sull’orario di lavoro di quel paese.

Il fornitore è vincolato contrattualmente a non utilizzare i dati trasmessi tramite le proprie interfacce di programmazione per l’addestramento dei propri modelli. Per consentire l’elaborazione di operazioni di lunga durata, le richieste di generazione e importazione possono essere conservate dal fornitore per un periodo limitato, di norma non superiore a 30 giorni, anche ai fini del monitoraggio degli abusi previsto dalle sue condizioni; le richieste dell’assistente della dashboard (par. 16) sono inviate con l’indicazione di non conservarle oltre quanto necessario per la risposta, fatti salvi i periodi di conservazione per il monitoraggio degli abusi previsti dal fornitore. I risultati prodotti dall’intelligenza artificiale sono proposte: restano bozze modificabili e non producono alcun effetto fino alla verifica e pubblicazione da parte di un responsabile del Cliente. La dettatura vocale, ove utilizzata, è elaborata dal servizio di riconoscimento vocale del browser dell’Utente e non dal Titolare.

13. Processi decisionali automatizzati e profilazione

Il Servizio non adotta decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sugli interessati ai sensi dell’art. 22 GDPR. La generazione automatica dei turni produce esclusivamente bozze soggette a revisione, modifica e approvazione umana da parte del Cliente, che rimane l’unico soggetto che decide l’organizzazione del lavoro. Il calcolo del saldo delle ore e le segnalazioni di violazione delle regole sono strumenti di supporto e non comportano valutazioni della prestazione lavorativa. Il Titolare non effettua profilazione degli interessati per finalità di marketing.

Il Cliente è informato che, ai sensi dell’art. 1-bis del D.Lgs. 26 maggio 1997, n. 152, come introdotto dal D.Lgs. 104/2022, può essere tenuto a informare i lavoratori dell’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini dell’organizzazione del lavoro; il Titolare fornisce su richiesta le informazioni tecniche necessarie a tale adempimento.

Ai sensi del Regolamento (UE) 2024/1689 («AI Act») le funzioni di intelligenza artificiale del Servizio non sono destinate a valutare il comportamento o le prestazioni delle persone, a monitorarle, né a decidere assunzioni, promozioni, cessazioni o l’assegnazione di compiti sulla base di caratteristiche o tratti personali: si limitano a proporre bozze di turni sulla base delle regole, delle disponibilità e delle ore fissate dal Cliente, che decide sempre. Gli assistenti e la chat dichiarano di essere sistemi di intelligenza artificiale e i testi del Sito tradotti automaticamente sono indicati come tali (art. 50 AI Act).

14. Rilevazione delle presenze e registro certificato

Al primo utilizzo il browser di ciascuna persona genera una coppia di chiavi crittografiche: la chiave privata resta nel dispositivo e non viene mai trasmessa, quella pubblica viene registrata per verificare la firma di ogni timbratura. Ogni operazione sulle presenze è annotata in un registro concatenato in cui ogni voce contiene l’impronta della precedente, così da rendere rilevabile qualsiasi alterazione. Le correzioni e gli annullamenti sono riservati agli amministratori del Cliente e all’amministrazione della piattaforma, richiedono una conferma dell’identità e un motivo, e conservano i valori originali. Le persone possono consultare le proprie timbrature in qualsiasi momento. La posizione geografica è registrata solo se la persona sceglie di aggiungerla al momento della timbratura e non è mai rilevata in modo continuativo.

Il Cliente è l’unico responsabile della conformità della rilevazione delle presenze all’art. 4 della Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), all’art. 114 del Codice Privacy, alla contrattazione collettiva e alle disposizioni sull’orario di lavoro, ivi inclusa l’adeguata informazione preventiva dei lavoratori sulle modalità d’uso degli strumenti e sull’effettuazione dei controlli, nonché, ove necessario, l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

Per i Clienti stabiliti in altri paesi valgono le corrispondenti norme locali, tra cui, a titolo indicativo: in Francia, l’informazione e la consultazione preventiva del comitato sociale ed economico (art. L2312-38 Code du travail) e l’informazione individuale dei lavoratori (art. L1222-4); in Belgio, la registrazione dell’orario di lavoro e l’informazione o consultazione del consiglio d’impresa o della delegazione sindacale secondo i contratti collettivi applicabili; in Lussemburgo, l’informazione preventiva della delegazione del personale (art. L261-1 Code du travail); in Spagna, il registro giornaliero dell’orario (art. 34.9 Estatuto de los Trabajadores), l’informazione preventiva dei lavoratori e dei loro rappresentanti (art. 20 bis ET e art. 87–89 Ley Orgánica 3/2018); in Svizzera, il divieto di sistemi di sorveglianza del comportamento (art. 26 OLL 3) e l’obbligo di registrazione della durata del lavoro (art. 73 OLL 1); in Irlanda e a Malta, la tenuta dei registri dell’orario prevista dall’Organisation of Working Time Act 1997 e dalle Organisation of Working Time Regulations (S.L. 452.87). Il Cliente resta l’unico responsabile di tali adempimenti.

15. Richieste dal sito, dimostrazioni e incontri

Tramite il modulo contatti e le pagine dedicate ai singoli settori, il Titolare raccoglie: nome e cognome, organizzazione, email, telefono con prefisso, argomento, numero indicativo di persone che lavorano a turni, fascia oraria preferita per essere ricontattati, messaggio, pagina di invio, indirizzo IP e, se presenti, i parametri della campagna di provenienza (sorgente, mezzo, campagna, parola chiave, contenuto, identificativi di clic delle piattaforme pubblicitarie) o il sito di provenienza. Tali parametri sono conservati esclusivamente nella memoria della scheda del browser (sessionStorage) fino all’invio della richiesta e non sono utilizzati per tracciare la navigazione.

Alla ricezione l’interessato riceve un’email di conferma. L’interessato può inoltre prenotare in autonomia una chiamata gratuita con un consulente, scegliendo giorno e ora tra quelli disponibili nel calendario del Sito: in questo caso sono raccolti anche il numero di telefono, obbligatorio, e la data e l’ora scelte, e la chiamata può proseguire in videochiamata se utile. Se viene fissato un incontro, l’interessato riceve un invito con data, ora, durata, modalità (videochiamata, telefonata o di persona), eventuale collegamento o indirizzo e un file in formato iCalendar compatibile con i principali calendari, nonché un avviso in caso di spostamento o annullamento. Le richieste e gli incontri sono gestiti dall’amministrazione della piattaforma, che può annotarvi note interne. La prenotazione della chiamata è proposta solo nei paesi in cui è attiva.

Avviso di disponibilità. Chi si collega da un paese in cui il Servizio non è ancora disponibile può lasciare il proprio indirizzo email per essere avvisato: sono registrati l’email, il paese di connessione, la lingua e la pagina di provenienza. All’apertura del Servizio nel paese l’interessato riceve una sola email nella propria lingua; la base giuridica è la richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR); i dati sono cancellati dopo l’invio dell’avviso o, se il paese non apre, entro 24 mesi, e l’interessato può chiederne in ogni momento la cancellazione.

Telefono e richiamata di benvenuto. Durante la configurazione il referente di un’azienda italiana può indicare, se vuole, un numero di telefono: lo usiamo solo per offrirgli una chiamata di aiuto nella configurazione, in genere entro 24 ore dalla registrazione, insieme al nome dell’organizzazione, al settore e al numero indicativo di persone. La base giuridica è la richiesta dell’interessato e l’esecuzione di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR); il numero può essere modificato o cancellato in ogni momento dal profilo. L’esito della chiamata (da chiamare, chiamato, non risponde) e le eventuali note sono visibili solo all’amministrazione della piattaforma.

Email della prova e dei primi mesi. Durante la prova l’amministratore riceve fino a quattro email (indicativamente ai giorni 1, 4, 8 e 11) con un solo consiglio pratico ciascuna, che non vengono inviate se l’azione suggerita è già stata fatta; dopo il primo pagamento riceve tre email (ai giorni 3, 10 e 30) con un riepilogo dell’uso e un consiglio. Per stabilire cosa inviare usiamo solo dati aggregati dell’account (ad esempio se i turni sono stati pubblicati), senza profilazione. La base giuridica è il legittimo interesse a far funzionare il Servizio acquistato (art. 6, par. 1, lett. f GDPR e art. 130, comma 4, Codice Privacy); le email rientrano nella categoria «Novità e consigli» e si disattivano in ogni momento dalle impostazioni o dal collegamento in fondo a ciascuna.

Disdetta. In caso di disdetta registriamo il motivo scelto ed eventuali note del Cliente, per gestire la richiesta e migliorare il Servizio; i dati sono conservati con quelli contrattuali.

Paese di connessione e lingua. Il paese di connessione è ricavato dall’indirizzo IP dal fornitore della rete di distribuzione (Cloudflare), senza geolocalizzazione precisa e senza conservazione dell’indirizzo per questo scopo; serve a mostrare le condizioni, i prezzi, l’IVA e la data di disponibilità del paese e un eventuale avviso. Il Sito non reindirizza automaticamente i visitatori in base al paese o alla lingua del browser: propone al più la versione nella lingua del browser, che il visitatore può aprire o ignorare; la lingua scelta è ricordata in un cookie tecnico. Nel rispetto del Regolamento (UE) 2018/302, i visitatori degli altri paesi dello Spazio economico europeo possono consultare il Sito e registrarsi anche prima della data di lancio del proprio paese, alle stesse condizioni.

16. Video spiegazioni e assistente della dashboard

Video spiegazioni. Per mostrare un video solo la prima volta che l’Utente entra in una sezione e indicare quelli non ancora visti, il Titolare registra quali video l’Utente ha visto, la versione del video e la data. Tali informazioni non sono visibili agli altri Utenti dell’account. Le preferenze del lettore (volume e velocità) sono memorizzate nel browser.

Assistente. Nella sezione Video spiegazioni l’Utente può porre domande sull’uso del Servizio a un assistente basato su intelligenza artificiale. Per ogni risposta sono inviati al fornitore di intelligenza artificiale: i messaggi della conversazione in corso, le immagini che l’Utente sceglie di allegare (ridotte e convertite prima dell’invio), il nome, il ruolo e il piano dell’account, l’elenco dei video disponibili. L’Utente è invitato a non inserire nelle domande o negli screenshot dati personali di terzi non necessari. La conversazione è conservata soltanto nella memoria della scheda del browser e non sui sistemi del Titolare; il Titolare registra data, Utente e consumo per le statistiche della piattaforma. L’uso dell’assistente non consuma il credito AI del Cliente.

17. Ambienti dimostrativi

Per le presentazioni commerciali sono utilizzati ambienti dimostrativi popolati con dati di fantasia, anche generati da intelligenza artificiale: nomi, contatti e organizzazioni sono inventati e non appartengono a persone reali. Gli indirizzi email di tali ambienti utilizzano un dominio riservato e non ricevono comunicazioni. Gli ambienti sono eliminati a ogni rigenerazione. Nell’ambiente dimostrativo predefinito la generazione dei turni è simulata a scopo illustrativo.

18. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento è effettuato con strumenti elettronici e procedure informatiche, da personale autorizzato e istruito ai sensi dell’art. 29 GDPR e dell’art. 2-quaterdecies Codice Privacy, vincolato alla riservatezza. Ai sensi dell’art. 32 GDPR, tenuto conto dello stato dell’arte, dei costi, della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati, il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

• cifratura in transito di tutte le comunicazioni tramite protocollo TLS con certificato verificato end-to-end;
• memorizzazione delle password mediante funzione di hash crittografica con sale (bcrypt); codici di accesso monouso a scadenza breve e numero limitato di tentativi;
• verifica in due passaggi facoltativa e conferma dell’identità (codice dell’app di autenticazione o codice via email) per le operazioni critiche, quali eliminazioni massive e correzioni del registro presenze;
• separazione logica dei dati di ciascun Cliente (architettura multi-tenant) e controllo degli accessi basato su ruoli (amministratore, responsabile, dipendente, amministrazione della piattaforma);
• accesso dell’amministrazione della piattaforma agli account dei Clienti limitato a finalità di assistenza e sicurezza, con indicazione visibile durante l’accesso e senza alterazione di quanto l’Utente ha visto o scelto;
• registro delle presenze firmato e concatenato, a prova di alterazione;
• database collocato al di fuori della cartella dell’applicazione, con aggiornamenti dello schema automatici e controllati;
• limitazione automatica del numero di richieste ai moduli e campi trappola contro l’invio automatizzato;
• riduzione e conversione delle immagini caricate, rimozione dei metadati non necessari;
• minimizzazione dei dati inviati ai fornitori di intelligenza artificiale;
• registrazione degli errori e degli eventi di sicurezza;
• procedure di gestione delle violazioni dei dati personali (par. 26) e di verifica periodica dell’efficacia delle misure.

Nessuna misura di sicurezza è infallibile: il Titolare non può garantire l’assoluta inviolabilità dei sistemi, ma si impegna ad aggiornare costantemente le misure adottate.

19. Destinatari e sub-responsabili

I dati non sono diffusi. Possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, alle seguenti categorie di destinatari, che agiscono quali responsabili o sub-responsabili del trattamento in forza di accordi conformi all’art. 28 GDPR, ovvero quali titolari autonomi:

L’elenco aggiornato e nominativo dei sub-responsabili, con l’indicazione della sede e delle garanzie per i trasferimenti, è disponibile su richiesta all’indirizzo [email protected]. Le modifiche all’elenco sono comunicate ai Clienti secondo quanto previsto dall’accordo sul trattamento dei dati.

20. Trasferimenti di dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

Alcuni dei destinatari indicati hanno sede, o si avvalgono di strutture, negli Stati Uniti d’America o in altri Paesi terzi. In tali casi il trasferimento avviene esclusivamente in presenza di una delle garanzie previste dal Capo V GDPR: (a) decisione di adeguatezza della Commissione europea, inclusa la decisione del 10 luglio 2023 sul Quadro UE-USA per la protezione dei dati personali (EU-U.S. Data Privacy Framework), per i destinatari certificati; (b) clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea con decisione di esecuzione (UE) 2021/914, integrate, ove necessario, da misure supplementari; (c) le deroghe di cui all’art. 49 GDPR nei soli casi consentiti. Copia delle garanzie può essere richiesta al Titolare.

21. Periodi di conservazione

Le copie di sicurezza (backup) sono sovrascritte secondo cicli di rotazione e i dati in esse contenuti sono cancellati al termine del ciclo.

22. Diritti degli interessati

Ai sensi degli artt. 15–22 GDPR l’interessato ha diritto di: (a) ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento e l’accesso ai dati e alle informazioni di cui all’art. 15; (b) ottenere la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti (art. 16); (c) ottenere la cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17; (d) ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18; (e) ricevere i dati forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e trasmetterli a un altro titolare (art. 20); (f) opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento basato sul legittimo interesse, e senza necessità di motivazione al trattamento per finalità di marketing diretto (art. 21); (g) non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati (art. 22); (h) revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudizio della liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca (art. 7, par. 3). Ai sensi dell’art. 2-terdecies Codice Privacy, i diritti riferiti ai dati di persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione.

23. Modalità di esercizio dei diritti

Le richieste possono essere inviate a [email protected] o per posta all’indirizzo della sede. Il Titolare fornisce riscontro senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento, prorogabile di due mesi in caso di particolare complessità o numerosità delle richieste, informandone l’interessato. Il riscontro è gratuito, salvo il caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, per le quali può essere addebitato un contributo spese ragionevole o rifiutato il seguito ai sensi dell’art. 12, par. 5, GDPR. Il Titolare può richiedere informazioni ulteriori necessarie a confermare l’identità del richiedente. Per i dati trattati per conto dei Clienti (par. 5.2), le richieste sono inoltrate senza ritardo al Cliente titolare, a cui il Titolare presta assistenza; il Personale può rivolgersi direttamente al proprio datore di lavoro o ente. Molti dati possono inoltre essere consultati e modificati direttamente dalle impostazioni dell’account.

24. Diritto di reclamo

L’interessato che ritenga che il trattamento violi il GDPR ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma – www.garanteprivacy.it) ai sensi dell’art. 77 GDPR, o all’autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora o in cui si è verificata la presunta violazione, ferma restando la possibilità di ricorso giurisdizionale ai sensi degli artt. 78 e 79 GDPR. Per i paesi in cui il Servizio è offerto: Belgio – Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit (www.autoriteprotectiondonnees.be); Lussemburgo – Commission nationale pour la protection des données (cnpd.public.lu); Francia – Commission nationale de l’informatique et des libertés (www.cnil.fr); Spagna – Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es); Irlanda – Data Protection Commission (www.dataprotection.ie); Malta – Information and Data Protection Commissioner (idpc.org.mt).

Svizzera. Per gli interessati in Svizzera il trattamento rispetta anche la Legge federale sulla protezione dei dati del 25 settembre 2020 (nLPD) e la relativa ordinanza (OPDa); la Svizzera riconosce l’adeguatezza della protezione garantita dall’Italia e dagli Stati dello SEE. Gli interessati possono rivolgersi all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT, www.edoeb.admin.ch). Il Titolare non ha designato un rappresentante in Svizzera, non ricorrendo i presupposti cumulativi dell’art. 14 nLPD; qualora divenisse necessario, i dati di contatto saranno pubblicati nella presente informativa.

San Marino. Per gli interessati nella Repubblica di San Marino il trattamento rispetta anche la Legge 21 dicembre 2018, n. 171; l’autorità competente è l’Autorità garante per la protezione dei dati personali della Repubblica di San Marino (www.garanteprivacy.sm).

25. Minori

Il Sito e il Servizio non sono rivolti a minori di 14 anni e il Titolare non raccoglie consapevolmente dati riferiti a essi tramite il Sito. Il Cliente che inserisce nella Piattaforma dati di lavoratori minorenni (ad esempio apprendisti) ne assume la piena responsabilità quale titolare, garantendo il rispetto delle norme sul lavoro minorile e delle cautele previste per la protezione dei dati dei minori.

26. Violazioni dei dati personali

In caso di violazione dei dati personali il Titolare adotta senza ritardo le misure necessarie a contenerne gli effetti e, ove la violazione presenti un rischio per i diritti e le libertà delle persone, la notifica al Garante entro 72 ore dal momento in cui ne è venuto a conoscenza ai sensi dell’art. 33 GDPR e, se il rischio è elevato, la comunica agli interessati ai sensi dell’art. 34 GDPR. Per i dati trattati quale responsabile, la violazione è notificata al Cliente senza ingiustificato ritardo secondo l’accordo sul trattamento dei dati. Tutte le violazioni sono documentate in un apposito registro interno.

27. Cookie policy

27.1 Che cosa sono i cookie e gli strumenti analoghi

I cookie sono piccoli file di testo che il sito visitato invia al terminale dell’utente, dove sono memorizzati per essere ritrasmessi al sito alla visita successiva. Strumenti analoghi sono la memoria locale del browser (localStorage) e la memoria di sessione (sessionStorage), che consentono di conservare informazioni sul dispositivo. Ai sensi dell’art. 122 del Codice Privacy e delle Linee guida del Garante del 10 giugno 2021, l’uso di cookie e strumenti analoghi strettamente necessari all’erogazione di un servizio esplicitamente richiesto dall’utente (cookie tecnici) non richiede il consenso, mentre l’uso di cookie di profilazione o di analisi non anonimizzata lo richiede.

27.2 Cookie e strumenti tecnici

Il Sito e la Piattaforma utilizzano cookie e strumenti tecnici di prima parte, necessari al funzionamento e a ricordare le scelte dell’utente, che non richiedono consenso:

27.2-bis Cookie e strumenti soggetti a consenso

Solo se l’utente sceglie «Accetta» nel banner, il Sito utilizza anche gli strumenti seguenti. In assenza di consenso, o in caso di rifiuto, nessuno di questi cookie viene installato né letto sul dispositivo e la navigazione resta pienamente possibile. La chiusura del banner non equivale a consenso. La scelta può essere modificata in ogni momento dal collegamento «Preferenze cookie» presente in fondo a ogni pagina.

Misurazione delle visite di prima parte. Con il consenso, il Titolare registra sui propri server, per ciascuna visita: provenienza (ad esempio annuncio di Google Ads, motore di ricerca, altro sito, con i relativi parametri di campagna e l’identificativo del clic pubblicitario), pagine visitate e tempo di permanenza, percentuale di scorrimento delle pagine, posizione del puntatore e dei clic con il testo dell’elemento cliccato, dimensioni della finestra, tipo di dispositivo e browser, indirizzo IP privato dell’ultima parte. Questi dati consentono al Titolare di ricostruire la visita per migliorare il Sito e capire l’efficacia delle campagne. Non vengono mai registrati i testi scritti nei campi dei moduli, né il contenuto delle pagine della Piattaforma riservata. Le registrazioni dettagliate sono conservate per il periodo scelto dal Titolare, compreso tra 30 e 365 giorni (predefinito 90 giorni); i dati riassuntivi della visita sono conservati per un massimo di 13 mesi. La base giuridica è il consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR e art. 122 Codice Privacy), revocabile in ogni momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Google Ads e Google Analytics. Il Sito utilizza il tag di Google nella modalità di consenso avanzata (Consent Mode v2): il tag è caricato a ogni visita con tutti i consensi impostati su «negato» finché l’utente non sceglie «Accetta». Senza consenso il tag non installa né legge cookie o altri identificativi sul dispositivo e invia a Google solo segnali tecnici privi di identificativi persistenti (ad esempio l’orario, la pagina, l’informazione sul consenso negato, il tipo di browser e l’indirizzo IP necessario alla trasmissione), che Google utilizza in forma aggregata per stimare le conversioni delle campagne; i dati pubblicitari sono oscurati e non sono utilizzati per la personalizzazione degli annunci. Con il consenso, il tag installa i cookie indicati nella tabella. Quando, con il consenso, l’utente invia una richiesta dal Sito o completa la registrazione, l’indirizzo email indicato può essere trasmesso a Google Ads in forma cifrata con algoritmo di hash SHA-256 (conversioni avanzate), al solo fine di attribuire la conversione all’annuncio; Google non riceve l’email in chiaro. Google Ireland Ltd. tratta i dati in qualità di titolare autonomo per le proprie finalità e, per i servizi di misurazione, come responsabile; i dati possono essere trasferiti negli Stati Uniti sulla base del Data Privacy Framework UE-USA e delle clausole contrattuali standard. Il Titolare può inoltre trasmettere a Google Ads, in forma di caricamento di conversioni, l’identificativo del clic pubblicitario associato a una registrazione, all’attivazione della prova o al primo pagamento, senza nome, email o altri dati di contatto. Per approfondire: come Google utilizza i dati.

27.3 Contenuti di terze parti

I caratteri tipografici del Sito sono ospitati sui server del Titolare e non comportano richieste a terzi. La Piattaforma carica caratteri tipografici dal servizio Google Fonts; il Sito carica fotografie dal servizio Unsplash. Il caricamento comporta la trasmissione ai rispettivi fornitori dell’indirizzo IP e delle informazioni tecniche del browser, necessari a consegnare il contenuto. Tali fornitori, per quanto dichiarato nelle rispettive informative, non installano cookie tramite questi servizi; il Titolare non ha accesso ai dati da essi raccolti. Per approfondire: informativa di Google, informativa di Unsplash.

27.4 Gestione delle preferenze

L’utente può modificare in ogni momento la scelta sui cookie soggetti a consenso dal collegamento «Preferenze cookie» in fondo a ogni pagina del Sito. Può inoltre cancellare o bloccare cookie e dati memorizzati tramite le impostazioni del proprio browser (ad esempio Chrome, Safari, Firefox, Edge) o utilizzare la navigazione in incognito. Il blocco dei cookie e degli strumenti tecnici può compromettere il funzionamento del Servizio, ad esempio impedendo di mantenere l’accesso o di ricordare il tema.

27.5 Modifiche

Qualora fossero introdotti ulteriori cookie o strumenti non tecnici, il Titolare aggiornerà la presente informativa e richiederà nuovamente il consenso tramite il banner, conformemente alle Linee guida del Garante.

28. Collegamenti a siti di terzi

Il Sito e la Piattaforma possono contenere collegamenti a siti di terzi. Il Titolare non è responsabile dei contenuti e dei trattamenti effettuati da tali siti, per i quali si rinvia alle rispettive informative.

29. Modifiche all’informativa

La presente informativa può essere modificata, anche in conseguenza di modifiche normative o dell’evoluzione del Servizio. La versione aggiornata è sempre pubblicata in questa pagina con l’indicazione della data di ultimo aggiornamento; le modifiche sostanziali sono comunicate ai Clienti tramite email o avviso nella Piattaforma.